Imaginez un lancement produit de grande envergure, avec des centaines d'invités, des présentations cruciales, et une couverture médiatique intense. Maintenant, visualisez-le sans un rétroplanning rigoureux, confirmations de présence de dernière minute et imprévus non gérés… C'est un désastre annoncé, et souvent le résultat d'une assistance inefficace. Une assistante événementiel, et plus particulièrement celle qui a bénéficié d'une formation adaptée, peut faire la différence entre un succès retentissant et un échec coûteux.

Au-delà de la simple prise de notes, elle est un pilier de l'organisation, de la communication et de la gestion administrative. Nous examinerons comment la formation permet de développer les compétences clés nécessaires au succès des manifestations, et comment les entreprises peuvent optimiser sa contribution pour atteindre leurs objectifs.

Le rôle traditionnel de l'assistante secrétaire événementiel : un état des lieux

Traditionnellement, le rôle de l'assistante secrétaire événementiel était principalement axé sur les tâches administratives et logistiques de base. Si ces tâches demeurent importantes, elles ne représentent qu'une partie de la contribution potentielle d'une assistante formée.

Tâches traditionnelles et leur importance

• Gestion administrative : Courriers, facturation, suivi des budgets, gestion des contrats. L'organisation rigoureuse des documents et le suivi financier sont essentiels pour le bon déroulement de la manifestation.
• Logistique de base : Réservation de salles, organisation des transports et hébergements pour les intervenants et participants. Une logistique bien gérée contribue à une expérience positive pour tous.
• Communication interne : Diffusion d'informations, gestion des plannings, coordination des équipes. La communication fluide et efficace assure que chacun est informé et impliqué.

Limites de ce rôle traditionnel

Bien que ces tâches soient indispensables, le rôle traditionnel de l'assistante événementiel présente des limites qui peuvent impacter le succès de la manifestation. Ces limites incluent une vision parcellaire et un manque d'autonomie.

• Vision fragmentée de la manifestation : Exécution de tâches isolées sans réelle compréhension de la stratégie globale. Cela peut entraîner un manque de cohérence et d'alignement avec les objectifs.
• Manque d'autonomie : Dépendance forte des décisions des supérieurs, limitant la capacité à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes de manière indépendante.
• Difficulté à anticiper les imprévus : Réactivité plutôt que proactivité, rendant difficile la gestion des situations d'urgence et des imprévus.
• Sous-utilisation des compétences acquises en formation : En particulier les compétences numériques et de gestion de projet, qui pourraient apporter une valeur ajoutée considérable.

Exemples concrets

Prenons l'exemple d'une conférence où l'absence de suivi rigoureux des inscriptions a entraîné un dépassement de capacité de la salle, ou d'un séminaire où le manque de coordination avec les prestataires a provoqué des retards importants dans la mise en place du matériel audiovisuel. Des retards dans la facturation et le paiement des fournisseurs peuvent mener à des pénalités financières et à des relations tendues.

L'évolution du rôle de l'assistante événementiel : vers un acteur stratégique

Avec l'évolution des technologies et des pratiques de l'événementiel, le rôle de l'assistante a considérablement évolué. Aujourd'hui, elle est appelée à devenir un véritable acteur stratégique, capable de contribuer activement à la planification, à la gestion et à l'évaluation des manifestations.

Impact des nouvelles technologies

Les nouvelles technologies ont transformé la manière dont les événements sont organisés et gérés. L'assistante événementiel qualifiée doit maîtriser ces outils pour optimiser son travail et contribuer à l'efficacité de l'équipe. Selon une étude de *EventMB*, l'utilisation d'outils de gestion de projet réduit en moyenne de 15% le temps consacré à la planification.

• Outils de gestion de projet (Trello, Asana, Monday.com) : Suivi des tâches, collaboration, gestion des délais. Ces outils permettent de centraliser l'information, de suivre l'avancement du projet et de faciliter la communication entre les membres de l'équipe.
• Solutions de communication (Slack, Microsoft Teams) : Coordination des équipes, gestion des participants. Ces outils permettent de communiquer rapidement et efficacement avec les participants, les intervenants et les prestataires.
• Logiciels de gestion événementielle (Eventbrite, Bizzabo) : Inscriptions, billetterie, communication post-manifestation. Ces logiciels automatisent de nombreuses tâches et permettent de collecter des données précieuses sur les participants.

Nouvelles responsabilités et compétences clés

Cet impact des nouvelles technologies s'accompagne de nouvelles responsabilités et de nouvelles compétences clés pour l'assistante. Elle doit être force de proposition et autonome.

• Gestion de projet : Participer à l'élaboration du rétroplanning, suivre l'avancement des tâches, identifier les points de blocage. Implique une compréhension globale des phases du projet et la capacité d'anticiper les problèmes.
• Communication : Rédiger des supports de communication (newsletters, invitations), gérer les réseaux sociaux de la manifestation, assurer le suivi des participants. Nécessite une excellente maîtrise de la communication écrite et orale, ainsi qu'une connaissance des outils de communication digitale.
• Relation client : Gérer les demandes des participants, résoudre les problèmes, assurer un accueil chaleureux. La capacité à créer une relation de confiance avec les participants est essentielle pour assurer leur satisfaction.
• Gestion des prestataires : Négocier les contrats, assurer le suivi des prestations. Demande des compétences en négociation et en gestion de contrats.
• Analyse des données : Collecter et analyser les données post-manifestation pour mesurer le succès et identifier les axes d'amélioration. Permet d'évaluer l'efficacité et d'identifier les points à améliorer.

Exemples concrets

Une assistante formée à la gestion de projet peut, par exemple, utiliser un outil comme Trello pour suivre l'avancement des tâches et identifier les points de blocage. De plus, elle peut également utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir l'événement et interagir avec les participants. Selon *Social Media Examiner*, les événements qui intègrent une stratégie social media voient leur taux de participation augmenter de 20%. L'automatisation de l'envoi de newsletters avec des outils comme Mailchimp permet de gagner un temps précieux tout en assurant une communication ciblée et efficace. Ces compétences et outils permettent d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et d'augmenter la satisfaction des participants.

La formation, levier de transformation pour l'assistante événementiel

La formation continue est essentielle pour permettre à l'assistante d'acquérir les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de son rôle en constante évolution. Investir dans la formation est un investissement rentable pour l'entreprise. Pour preuve, une étude de l' *American Society for Training and Development* révèle que les entreprises qui investissent massivement dans la formation de leurs employés ont un taux de profit 24% plus élevé que celles qui n'y consacrent pas beaucoup de ressources.

Les bénéfices d'une formation continue

• Acquisition de compétences pointues : Gestion de projet, communication digitale, gestion budgétaire, outils numériques spécifiques à l'événementiel. La formation permet d'acquérir des compétences spécifiques et adaptées aux besoins de l'entreprise.
• Développement de l'autonomie et de la prise d'initiative : Formation à la résolution de problèmes, à la prise de décision. La formation renforce la confiance en soi et encourage la prise d'initiative.
• Meilleure compréhension de la stratégie de la manifestation : Formation à la planification stratégique, à l'analyse des besoins des participants. Permet à l'assistante de mieux comprendre les objectifs de l'entreprise et de contribuer activement à leur réalisation.
• Adaptation aux nouvelles technologies et aux nouvelles pratiques : Veille technologique, formation aux nouveaux outils. Assure que l'assistante reste à la pointe des dernières tendances et des meilleures pratiques.

Types de formations pertinentes

Voici quelques exemples de formations qui peuvent être particulièrement utiles pour une assistante souhaitant se spécialiser dans l'événementiel :

• Formations certifiantes en gestion de projet : Ces formations (ex : certification PRINCE2, PMP) permettent d'acquérir des compétences solides en planification, organisation, et suivi de projet. Elles enseignent comment définir des objectifs clairs, allouer des ressources efficacement, gérer les risques, et respecter les délais. Prérequis : Bac +2 et expérience professionnelle.
• Formations en communication événementielle : Elles abordent les techniques de communication spécifiques à l'événementiel, comme la création de supports de communication percutants, la gestion des relations presse, et l'animation des réseaux sociaux. Elles peuvent aussi inclure des modules sur la communication de crise. Prérequis : Bac +2 et bases en communication.
• Formations en community management : Indispensables pour gérer la présence en ligne d'un événement, ces formations enseignent comment créer une communauté, animer les réseaux sociaux, et interagir avec les participants. Elles abordent également les aspects juridiques liés à la gestion des réseaux sociaux. Prérequis : Bonne connaissance des réseaux sociaux.
• Formations en gestion budgétaire : Pour maîtriser les coûts d'un événement, ces formations permettent d'acquérir des compétences en élaboration de budget, suivi des dépenses, et négociation avec les fournisseurs. Elles abordent également les aspects fiscaux liés à l'événementiel. Prérequis : notions de comptabilité.

Comment convaincre la direction d'investir dans la formation des assistantes

Il est essentiel de démontrer à la direction les avantages concrets de l'investissement dans la formation. Une étude de *Bersin by Deloitte* a montré que les entreprises qui investissent dans la formation de leurs employés ont un rendement 26% supérieur à celui de leurs concurrents.

• Présenter un ROI clair : Augmentation de l'efficacité, réduction des coûts, amélioration de la qualité de l'événement. Une manifestation mieux gérée, plus attractive, et qui atteint ses objectifs est un argument de poids.
• Mettre en avant les témoignages d'autres entreprises : Preuve que l'investissement dans la formation est rentable. Des exemples concrets de réussites sont plus parlants que des arguments théoriques.
• Proposer un plan de formation personnalisé : Adapté aux besoins de l'entreprise et aux compétences de l'assistante. Un plan de formation ciblé et précis démontre une vision claire des besoins et des objectifs.

Intégrer l'assistante formée dans la stratégie événementielle : un guide pratique

Pour optimiser la contribution de l'assistante événementiel formée, il est essentiel de l'intégrer pleinement dans la stratégie. Cela implique de lui confier des responsabilités stratégiques et de lui donner les moyens de les assumer.

Impliquer l'assistante dès la phase de planification

• La faire participer aux réunions stratégiques, afin d'apporter son point de vue et de comprendre les enjeux de la manifestation.
• La consulter sur les besoins des participants, car elle est souvent en contact direct avec eux.
• Lui confier la gestion d'une partie du projet (ex: la gestion des inscriptions), pour lui permettre de développer ses compétences et de prendre des initiatives.

Définir des objectifs clairs et mesurables

• Fixer des KPIs (Key Performance Indicators) pour évaluer sa performance (ex: taux de satisfaction des participants, nombre d'inscriptions, taux d'ouverture des emails).
• Mettre en place un système de suivi et de feedback régulier, pour permettre à l'assistante de s'améliorer et d'atteindre ses objectifs.

Encourager la communication et la collaboration

• Mettre en place des outils de communication efficaces (ex: Slack, Microsoft Teams), pour faciliter la coordination entre les membres de l'équipe.
• Organiser des réunions d'équipe régulières, pour favoriser le partage d'informations et de bonnes pratiques.

Valoriser sa contribution

• Reconnaître ses réussites publiquement, pour l'encourager et la motiver.
• Lui confier des responsabilités de plus en plus importantes, pour lui permettre de développer son potentiel.
• Lui offrir des opportunités de développement professionnel, pour qu'elle puisse continuer à se perfectionner.